Digitaler Werkzeugkasten in der Öffentlichkeitsarbeit: Einheitlich im Team kommunizieren

Um in sozialen Kanälen und in Suchmaschinen gesehen zu werden, benötigen Sie ein strategisches und visuelles Konzept. Damit alle Mitwirkenden einheitlich und durchschlagend kommunizieren, hilft ein für alle zugänglicher digitaler Werkzeugkasten. Was in diesen gehört und wie Sie diesen effektiv einsetzen, erklärt der folgende Leitfaden.

Das Grundproblem: Betreiben verschiedene Menschen, Gruppen und Abteilungen Öffentlichkeitsarbeit, passiert es nicht selten, dass jede Gruppe mühselig eigene Bilder, Vorlagen und strategische Entscheidungen plant und dann individuell umsetzt. Das Ergebnis ist dann nicht selten ein verwirrendes manchmal auch niedlich-naives Potpourri verschiedenster Geschmacksrichtungen.

An dieser Stelle schmunzeln Menschen dann angesichts äußerst farbenfroher Einladungen, fantastisch-gemischter Fotostile und waghalsiger Schriftkombinationen, aber …

… die eigentlichen Empfängerinnen und Empfänger verstehen, sehen und fühlen nicht, dass die Angebote eigentlich zusammengehören. Eine verwässerte bzw. nicht vorhandene Strategie verwirrt und produziert nur Fragezeichen. Obendrein verschwendet man wertvolle Zeit in den verschiedenen Teams. Zum Glück geht es einfacher, koordinierter, professioneller und wirkungsvoller mit Hilfe eines digitalen Werkzeugkastens.

Ein digitaler Werkzeugkasten in der Cloud

Damit Ihr Projekt im Internet erfolgreich agiert und funktioniert, benötigen Sie ein einheitliches Auftreten, eine  Corporate Identity. In der Regel verfügen Städte, Kommunen und Projekte bereits über einen gestalterischen Leitfaden, den eine Designerin oder ein Designer mühevoll erstellt hat.

Also wurde im Team schon wertvolle Zeit investiert, um diese gestalterischen Regeln für die Kommunikation festzulegen. Jetzt gilt es, diese allen im Team näherzubringen, zu erklären und vor allem zugänglich zu machen.

Dazu eignet sich hervorragend die Cloud, ein digitaler Speicher, auf den alle im Team zugreifen können. Da ein solcher digitaler Speicher in der Cloud nichts anderes ist als eine Festplatte, können Sie diese übersichtlich strukturieren und Dateien und Ordner bei einer Weiterentwicklung leicht pflegen.

Um die Cloud zu nutzen, müssen Sie jetzt nur einmalig die folgende Frage klären: Dürfen Sie Cloud-Speicher von Firmen wie Microsoft, Google & Co. deren Speicher auch außerhalb von Deutschland liegt nutzen? Wenn nein, dann schauen Sie sich DSGVO-konforme Lösungen an oder Ihre IT installiert für Ihr Team selbst eine Lösung, z.B. Nextcloud, das auf Open Source-Basis arbeitet. Ein Schritt, der sich in Zukunft für zahlreiche weitere Projekte lohnt.

Dürfen Sie auch andere Services nutzen, dann empfiehlt sich ein Cloud-Speicher, wie Google Drive oder Dropbox. Beide bieten genügend kostenlosen Speicher und außerdem den Vorteil, dass Sie gemeinsam Dokumente wie Textdateien oder Tabellendokumente editieren können.

Ordnung im digitalen Werkzeugkasten

Um das Maximum aus dem digitalen Werkzeugkasten herauszuholen, strukturieren Sie diesen einmal im Team. Ordnen Sie die im Folgenden benannten Bausteine und erstellen Sie Unterordner mit sich selbsterklärenden Namen – z.B. so:

digitaler_Werkzeugkasten
├── Bildmaterial
│   ├── Bürgermeister
│   ├── Veranstaltungen
│   ├── Stadt
│   └── Team
└── Logo
    ├── EPS
    ├── PNG
    ├── SVG
    └── Social_Media_Profil 

Die einheitliche Struktur, spart allen Beteiligten Zeit, vereinfacht die Kommunikation und gewährleistet eine größere visuelle Schlagkraft und Widererkennungseffekte. Der digitale Werkzeugkasten ist Ihr Ort, in dem alle wichtigen festgelegten Bestandteile des Projektes sortiert vorliegen.

Im Weiteren stelle ich die Elemente des digitalen Werkzeugkastens vor.

Inhalte des digitalen Werkzeugkastens

In die digitale Werkzeugkiste gehören mehrere Dinge:

• Titel für das Projekt
• Logo
• Kurzbeschreibung
• Keywords
• Slogan
• Farbpalette
• Bildmaterial
• Typografie – Schriftart/Font
• Vorlagen/Schablonen
• Audiosignatur

Titel des Projektes

Der Titel eines Projektes sollte im besten Fall verständlich sein. Wenn möglich, enthält der Titel Ihres Projektes bereits ein oder mehrere wichtige Keywords für die Suchmaschinenoptimierung, die das Projekt schnell verständlich und auffindbar machen. 

Im Nachgang gestaltet sich der Einbau von Keywords bei bereits existierenden Projekten natürlich schwierig. Generell empfiehlt sich ein Titel bzw. Projektname, der leicht zu merken und zu schreiben ist. Dadurch finden Suchende das Projekt schneller, auch wenn sie diesen z.B. im Radio hören.

Logo des Projektes

Logos und Farben brennen sich bei Besucherinnen und Besuchern ein und sollten nicht im Laufe der Zeit zu stark verändert werden. Die Farben des Logos stellen Sie am Besten so zusammen, dass das Logo auch in schwarz-weiß »funktioniert« und somit auch beim Drucken gut und eindeutig zu erkennen ist.

Es gibt Bild-Logos, Wort-Bild-Logos und Wort-Logos. Wichtig für ein Logo ist, dass es …

• … auch in schwarz-weiß funktioniert (z.B. als Briefkopf).
• … die einheitlich ausgesuchten Farben nutzt.
• … auch verkleinert gut lesbar bzw. erkennbar ist.
• … auch als quadratisches Avatar-Bild für soziale Kanäle funktioniert

Soziale Kanäle werden bei der Logo-Entwicklung häufig übersehen. Rechteckige oder runde Avatar-Bilder repräsentieren Ihr Projekt auf Instagram, Facebook, TikTok, YouTube & Co. Die Gemeinde Eitorf zeigt, wie sie diesen Aspekt bei der Logo-Entwicklung richtig bedacht hat. Das Logo von Eitorf funktioniert sowohl auf der Website als auch bei Facebook – siehe Abbildung.

Kurzbeschreibung des Projektes

Die Kurzbeschreibung – auch description – beschreibt das Projekt in mehreren Ausführungen:

• 150 Zeichen für Suchmaschinen
• mittlere Länge
• ausführliche Version

Keywords, Schlagwörter, Suchwörter, Tags

Schlagwörter sind Suchwörter. Nutzt man Schlagwörter wiederholt und einheitlich aufeinander abgestimmt, ermöglicht die Keyword-Strategie, das Projekt besser in Suchmaschinen zu vermarkten und womöglich auch bei Besuchenden/Nutzenden zu »branden«, es also gewissermaßen mit der »Marke« Ihres Projekts zu verknüpfen.

Festgelegte Suchwörter (Keywords, Tags) sollten in den Texten der Website einheitlich genutzt werden, damit Ihre Website optimal gefunden wird.

• Beispiel: Ruhr, Tourismus, Museum, Museen, Theater, Ruhrgebiet, Kultur im Ruhrgebiet, #meinruhrgebiet
• Beispiel: Inhalation, inhalieren, Vernebler, vernebeln, COPD
• Beispiel: Streetart, Pixelart, Space Invader, Paris, Mosaik, Urban Art

Slogan

Der Slogan greift bei etablierten Projekten oft das Lebensgefühl auf, das transportiert werden soll:

• Bernkastel-Kues - Faszination Mosel
• Allianz – Hoffentlich Allianz versichert.
• Red Bull – Red Bull verleiht Flügel.
• Coca-Cola – Mach dir Freude auf
• Berliner Verkehrsgesellschaft - Weil wir dich lieben

Das gleiche Prinzip lässt sich nicht so leicht auf neue Projekte übertragen, da sie unbekannt sind und oft nicht so massiv, wie z.B. von Coca-Cola oder Red Bull beworben werden.

Bei neuen Projekten hilft es, das Projekt so kurz wie möglich als Mini-Beschreibung auf den Punkt zu bringen. Den Slogan bauen Sie am besten auf Websites wie z.B. Blogs auch prominent neben dem Logo ein. Als »Slogan« kann man auch Keywords nutzen, die das Projekt/Produkt beschreiben.

• Beispiel: Erfurt - Rendezvous in der Mitte Deutschlands
• Beispiel: Motivation trifft Bildung
• Beispiel: Spezialisten für effektive Inhalation
• Beispiel: Illustrationen, Grafik, Design (Köln)

Farbpalette

Farben spielen eine wichtige Rolle bei der Wiedererkennung einer Marke. Eine ausgewogene Farbpalette mit festgelegten Farben (als Farbwerte in RGB und CMYK) muss für das Projekt festgelegt werden.

Ratsam ist dabei eine Anzahl von ca. vier Farben oder – wenn das Projekt größer ist – eine Farbpalette zu entwerfen, die die Unterprojekte unterteilt. So nutzt z.B.  BBC.com für seine Themenbereiche wie  News,  Sport oder z.B.  Weather verschiedene Farbpaletten.

Bildmaterial – Fotos, Logo, Illustrationen

Für Presse, Blogger und für soziale Netzwerke benötigen Sie Bildmaterial. Produzieren Sie Bildmaterial für Ihr Projekt – wir empfehlen Canva – und stellen Sie es kostenfrei zur Verfügung. Um Irritationen vorzubeugen, versehen Sie die Bilder-Downloads mit Copyright-Hinweisen und erklären, wie das Bildmaterial verwendet werden darf und wie nicht.

Schriftart/Font

Eine klug ausgewählte Schriftart unterstreicht die Intention, den Wert und Idee hinter einem Produkt. Wählen Sie im Idealfall maximal zwei Schriftarten aus: eine für den Fließtext und eine für Überschriften.

Der Fließtext, auch Lauftext, ist ein fortlaufender, durchgängiger Text. Darum muss die gewählte Schriftart sehr gut lesbar sein, um Leser nicht zu ermüden und die Informationsaufnahme so ideal wie möglich zu gewährleisten.

Als Gegenpol können Sie eine markantere Schrift für Überschriften (Headline Font) auswählen. Beide Schriften sollten miteinander harmonieren. Nutzen Sie Schrift im Logo, so empfiehlt es sich, die festgelegten Schriften auch hier zu nutzen oder eine sehr ähnliche Schrift.

Für den eigenen Podcast: Akustische Markenführung

»A sound trademark is a trademark where sound is used to perform the
trademark function of uniquely identifying the commercial origin of
products or services.« ( Quelle) 

— Wikipedia 

Akustische Markenführung (auch: Audio Branding, Sound Branding, Sonic Branding oder Acoustic Branding) ist der deutsche Überbegriff für Prozesse, bei denen hörbare Bestandteile von Marken oder komplette hörbare Marken entwickelt und genutzt werden. Veröffentlichen Sie einen Podcast, dann produzieren bzw. nutzen Sie einen wiederkehrenden Sound. Besteht ein Tourismus-Podcast z.B. für Wandersleute, eignen sich vielleicht einheimische Geräusche aus der Tierwelt oder ähnliches.

Diese Sounddateien lassen sich auch in Videos, z.B. in Instagram-Stories einbauen.

Der digitale Werkzeugkasten im Einsatz

Die Produktion und Zusammenstellung eines digitalen Werkzeugkastens bedeutet am Anfang zwar einiges an Arbeit, aber im besten Fall produzieren Sie die jeweiligen Bestandteile auch nur einmal und kommunizieren ab diesem Zeitpunkt Ihre Marke durchdacht und gut strukturiert.

Der einheitliche Auftritt verschafft Ihnen bei Besucherinnen und Besuchern Vertrauen. Stolpern Menschen erneut über Ihre Projekte, profitieren sie von einer einheitlich aufgebauten Marke. Dadurch können Sie sich gegen andere Angebote im Internet besser durchsetzen.

Autor: Moritz »mo.« Sauer
Datum: 01.03.2024
Lesezeit ≈ 10 min / Wörter: 1580 / Zeichen: 12069